Assinatura eletrônica: o que é, como funciona e benefícios [guia completo 2022]

Aqui você poderá aprender o que é uma assinatura eletrônica, quais requisitos uma assinatura eletrônica deve atender e como elas são utilizadas. 

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O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é semelhante à assinatura no papel, mas aplicada por meio eletrônico.

De modo geral, a assinatura eletrônica é descrita como um método juridicamente vinculativo para obter uma declaração de consentimento ou aprovação para um documento ou contrato.

Assim, elas podem substituir [e estão substituindo cada vez mais] as assinaturas manuais em quase todas as transações.

Dito isto, vamos falar um pouco sobre a validade jurídica e os diferentes tipos de assinatura eletrônica.

Por exemplo, para ter validade jurídica, a assinatura precisa estar de acordo com a legislação e a jurisprudência brasileira.

Como mencionamos acima, existem diferentes tipos de assinatura eletrônica admitidos pela legislação brasileira.

Os três tipos previstos pela legislação são: 

1. Assinatura eletrônica simples:

  • Permite identificar o seu signatário;
  • Anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;

2. Assinatura eletrônica avançada: 

  • Utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil 
  • Ou usa outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica

3. Assinatura eletrônica qualificada: 

  •  Utiliza certificado digital

Neste post, vamos abordar também as assinaturas avançadas que dispensam o certificado ICP Brasil e utilizam outros meios de comprovação da autoria, como a criptografia. 

Como funciona o processo da assinatura eletrônica?

As assinaturas manuais em documentos em papel estão cada vez mais em segundo plano no mundo digital. A assinatura eletrônica substitui a escrita à mão e aparece em várias variantes.

Logo, a assinatura eletrônica é um meio legalmente válido de obter consentimento ou autorização em um documento ou contrato. 

Assim como é possível obter aprovações, acordos e contratos assinados através da configuração de processos totalmente online.

Então como funcionam essas assinaturas?

De forma simplificada, o processo envolve anexar uma assinatura codificada a um documento eletrônico e verificar a identidade do assinante. 

De modo geral, pode ser tão simples como enviar um email.

Aqui está um resumo do processo mais comumente usado:

1. A maioria das plataformas permitem uma configuração em que o autor do documento insere campos para a coleta das assinaturas eletrônicas e envia para os signatários. 

2. Por sua vez, o destinatário simplesmente precisa clicar em um link e entrar para assinar, sem a necessidade de downloads. 

3. Para a segurança e integrante do processo, todos os dados são armazenados.

4. O processo gera uma trilha de auditoria online e todas as partes mantêm uma cópia segura do documento assinado. 

Quais os benefícios da assinatura eletrônica? 

As soluções de assinatura eletrônica têm sido um dos principais fatores na modernização das operações de negócios e dos processos de fluxo de trabalho.

Ela não apenas economiza de tempo e dinheiro, mas também é 100% legal no Brasil e no mundo.

Além disso, é possível reduzir para meros minutos o tempo necessário para executar um contrato. 

Com uma assinatura eletrônica, é possível: 

  • 80% – redução média no tempo de resposta usando a assinatura eletrônica ( Ombud).
  • 80% – redução média de erros ( Forrester).
  • 85% – melhoria de produtividade ( Forrester ).

Documentos que podem ser assinados

A assinatura eletrônica pode substituir a assinatura tradicional em praticamente qualquer processo de contratação.

As empresas e indivíduos podem assinar todos os tipos de documentos em formato digital.

Aqui estão alguns documentos que podem ser assinados: 

  • Contratos
  • Propostas comerciais 
  • Formulários de inscrição
  • Formulários para integrar novos colaboradores
  • Acordos de confidencialidade
  • Faturas
  • Comprovantes de pagamento
  • Formulário de pedido
  • Cotação
  • Notificações

Todas as vantagens de usar uma assinatura eletrônica

Quando as empresas migram para as soluções de assinatura eletrônica, elas podem obter um aumento de 55% a 78,62% na economia total. Essa estimativa leva em consideração o custo do material, envio, assinatura e administração.

Outra previsão significativa é que as soluções de assinaturas eletrônicas contribuem para uma redução média de 80% no tempo de resposta.

Além de melhoria de cerca de 83% na obtenção de aprovações. E economia de 86% nos custos de documentos.

Por outro lado, elas também podem reduzir erros em média de 90% e aumentar a produtividade em 80%.

Todos esses dados do Relatórios da Electronic Signature & Records Association apontam o impacto das soluções de assinatura eletrônica na eficiência do fluxo dos negócios e redução de custos. 

8 Top motivos para usar uma assinatura eletrônica

1 – Agilidade nos negócios

A assinatura eletrônica fornece um serviço rápido ao usuário em seus negócios, visto que permite assinar documentos em segundos e também enviar o documento assinado para outra parte.

Basta adicionar a identificação de e-mail de outro assinante, e ele poderá assinar os documentos sem nenhum obstáculo. Além disso, a verificação de assinatura é um processo simples e prontamente facilitado pela tecnologia. 

2 – Validade Jurídica

A maioria das pessoas pergunta sobre o valor legal da assinatura eletrônica. Entretanto, os documentos assinados eletronicamente têm as mesmas proteções legais que os assinados com uma caneta em papel. 

De modo geral, a legislação diz que a assinatura eletrônica não pode ser negada apenas por causa de seu formato eletrônico.

Além disso, nos termos da lei, ela terá validade total se obtida da maneira apropriada, usando tecnologias, certificações e autenticações em conformidade. 

3 – Segurança 

As ferramentas de assinatura eletrônica ajudam a proteger seus documentos particulares e legais, garantindo que ninguém copie ou fraude uma assinatura. 

Um dos recursos dessa tecnologia é alertar proprietário original se alguém tentar quebrar o sistema de segurança ou quiser verificar documentos sem a sua permissão.

4 – Eficiência na gestão de contratos

Por meio da assinatura digital as empresas também melhoram a sua gestão de contratos, pois existem plataformas que permitem criar, negociar e gerenciar contratos além da coleta de assinatura. 

Esses softwares criam um fluxo para reduzir o tempo gasto em todas as operações relacionadas ao contrato durante todo o ciclo de vida destes documentos. 

Leia mais sobre o ciclo de vida dos contratos neste artigo: Conheça as 9 etapas do Ciclo de Vida do Contrato. 

Uma solução completa de gerenciar contratos, por exemplo, ajuda as equipes de RH a otimizar seus processos internos ao contratar um novo funcionário e assinar toda a sua documentação relacionada a integração, benefícios, entre outros formulários. 

5. Sustentabilidade 

A assinatura eletrônica no processamento da documentação implica em uma importante redução no consumo de papel.  Além de transmitir a responsabilidade ambiental de uma empresa. 

6. Economia de custos

A documentação acumula custos – na compra, impressão, cópia, digitalização, entrega e armazenamento de papel. Portanto, a economia ao digitalizar esse processo pode ser bastante expressiva.

Uma pesquisa realizada pelo Ombud nos Estados Unidos entre empresas que adotaram assinaturas eletrônicas integrada a um processo eficiente de fluxo de trabalho mostrou que a economia média por documento é de US$ 20.

7 . Economia de tempo

Sem impressão de documentos, assinaturas seguidas de fax / digitalização e envio, o tempo utilizado para assinar um documento é reduzido a minutos. 

Conforme já mencionado, tempo de resposta de um documento pode ser reduzido em até 90%. Sem contar a redução de erros relacionado ao processamento de documentos. 

8. Acesso remoto e experiência do usuário

O uso de assinatura eletrônica é a melhor forma de manter a continuidade dos negócios, graças ao acesso remoto e a mobilidade. 

Os usuários podem assinar qualquer contrato remotamente, em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo. E sem desperdiçar tempo e recursos. 

Perguntas mais frequentes sobre a assinatura eletrônica

1. O que é uma assinatura eletrônica?

Na prática, uma assinatura eletrônica pode ser simplesmente uma imagem de uma assinatura manuscrita (mais comumente criada com o dedo ou caneta em uma tela ou touchpad.

Mas as soluções avançadas de assinatura eletrônica incluem um ou mais métodos de autenticação eletrônica, como por exemplo, senha, autenticação de e-mail, certificado digital, etc. 

2. Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Assinatura eletrônica e assinatura digital são termos bastante semelhantes, o que cria uma certa confusão entre eles. De modo geral, ambos indicam que algum tipo de processo de assinatura legalmente reconhecido ocorreu com um documento eletrônico.

No entanto, a definição de “assinatura eletrônica” é muito mais ampla do que a de “assinatura digital” e há diferenças importantes entre elas. O uso de assinatura digital está relacionado mais precisamente às assinaturas que se utilizam de um certificado digital.

Já o termo “assinatura eletrônica” abrange todos os diferentes tipos de assinaturas que se utilizam de algum meio eletrônico para serem realizadas. 

3. Como funciona a assinatura eletrônica?

Quando um usuário assina eletronicamente um documento , uma assinatura é gerada usando a chave privada do assinante. A chave privada é mantida em segredo pelo signatário. Os dados criptografados resultantes são a assinatura digital.

4. O que é um certificado de assinatura de documento?

Um certificado de assinatura de documento é como um arquivo digital que vincula a identidade de uma pessoa ou organização a um par de chaves criptográficas, que consiste em uma chave pública e uma privada.

De modo simplificado, um usuário gera um par de chaves e transmite a chave pública junto com informações verificáveis ​​sobre sua identidade para uma autoridade de certificação publicamente confiável. 

Dependendo da aplicação pretendida, o par de chaves pode ser gerado no computador do requerente ou em um token seguro ou módulo de segurança de hardware.

A autoridade de certificação verifica as informações e, se válidas, emite um certificado assinado. Será esse certificado que será utilizado para criar assinaturas digitais.

5. Como faço para assinar digitalmente um documento?

Em uma solução de assinatura digital , o usuário se identifica por meio do uso de um certificado digital  (identidade eletrônica verificada). Quando todos os usuários tiverem assinado digitalmente, você será notificado de que a assinatura está completa.

Quando um documento PDF é assinado digitalmente, as informações da assinatura são incorporadas ao documento. Isso garante que tudo o que você precisa para validar a assinatura seja incorporado no mesmo documento.

6. Como funcionam as plataformas para criar e assinar contratos?

A possibilidade de criar, negociar, renovar, assinar e acompanhar seus contratos em uma única plataforma pode aumentar os resultados tanto em eficiência quanto em receita. 

Com a Juridoc, por exemplo, você nunca precisa sair da plataforma para concluir o processo de assinatura e acompanhar seus contratos. 

 Além de um processo de assinatura mais rápido, você conta com: 

  • Ferramenta para criação de contratos
  • Recursos avançados para negociação online
  • Arquivamento inteligente de seus documentos
  • alertas e notificações sobre a atualização de seus contratos
  • Fluxos de trabalho
  • Ferramentas de colaboração e edição

Você faz tudo o que precisa em um só lugar, porque a Juridoc é uma plataforma digital  projetada para organizar, monitora e automatizar (tanto a criação quanto a assinatura) de todos os contratos de uma empresa.


Para conhecer todos os benefícios da plataforma, agende hoje mesmo uma demonstração gratuita ou fale conosco no chat. 

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