Confira como um software de gestão de contratos pode tornar os pequenos negócios mais eficientes e rentáveis.

Como fazer uma gestão de contratos eficiente em sua empresa?

Os contratos governam as operações diárias de qualquer negócio e a maioria dos proprietários de pequenas  empresas entende a importância de fechar bons acordos comerciais. No entanto, as organizações, independente do porte, podem perder até 9,2% da receita devido ao gerenciamento inadequado dos contratos.

Entre as razões pelas quais os contratos são difíceis de gerenciar podem figurar questões como muito tempo gasto para copiar, arquivar e armazenar. Além da falta de rastreamos de preços e pagamentos que podem gerar furos na receita.

A falta de uma gestão eficaz também pode resultar em informações imprecisas ou ignorar a conformidade com as políticas internas e também com as regulamentações específicas do setor de atuação.

Mas a gestão de contratos eficaz vai além do gerenciamento de aprovação, renovações e riscos. O CLM (Contract Lifecycle Management) aumenta a produtividade e eficiência dentro de um mercado dinâmico e cada vez mais competitivo.

Em vista disso, vamos abordar cinco benefícios da gestão de contratos focando principalmente em como utilizar o CLM para melhorar a sua participação no mercado e seus relacionamentos comerciais.

 1 –  Mais produtividade

Você sabia que os representantes de vendas gastam apenas 22% do tempo vendendo ativamente? E 90% dos gerentes passam dois dias por semana em tarefas administrativas.

Ou seja, as equipes de vendas e funcionários em geral perdem tempo todos os dias em tarefas rotineiras, mas necessárias.

No entanto, essas tarefas podem ser automatizadas criando oportunidades para os que representantes de vendas se conectem com os clientes e façam o que realmente precisam: vender.

O CLM permite automatizar tarefas repetitivas e afastadas das principais atividades de vendas.

2 –  Redução de custos

A negociação e a execução da grande maioria dos contratos têm um grande impacto nas despesas e receitas de uma empresa.

Por meio do gerenciamento eficaz de contratos, uma empresa pode aumentar a receita, a lucratividade e o desempenho geral.

Quando uma empresa monitora o seu processo por meio de relatórios e análises é possível fechar contratos que oferecem mais benefícios e retornos financeiros.

Ao ter o controle sobre a dinâmica dos acordos, a empresa tem a segurança de que o fornecedor permanece responsivo às necessidades da organização, ao mesmo tempo, que evita disputas contratuais ou surpresas.

3 – Serviços e entregas satisfatórias para ambas as partes envolvidas

Existem vários estágios de gerenciamento de contratos que começam com a fase de solicitação. E se o contrato não é cuidadosamente elaborado com o resultado desejado, ele pode deixar de oferecer a proteção necessária para você ou para seu cliente.

Os contratos devem, portanto, procurar definir e mitigar o risco em um relacionamento e quaisquer possíveis cenários que possam ocorrer durante a vida útil do documento.

Por isso, durante este estágio, quando o foco está nas razões para o estabelecimento do contrato, é preciso atender com sucesso às necessidades e condições da empresa.

Ao longo deste processo, um sistema automatizado permite que ambas as partes possam discutir e reformular o conteúdo de forma colaborativa para que o acordo funcione de forma positiva para ambos os lados.

Portanto, a gestão de contratos não se limita apenas a questões pós-contratuais, mas também envolve a preparação, a supervisão e a elaboração de contratos, antes da assinatura do mesmo.

4 – Negociações mais rápidas

Elaborar e aprovar um contrato geralmente gera atrasos e afeta a produtividade. Mesmo que o acordo seja preparado e pesquisado adequadamente pelo profissional autorizado a fazê-lo, muito provavelmente ainda precisará de alguma negociação.

Por isso, ao negociar um contrato é muito mais simples e rápido alterar e revisar o acordo em uma plataforma que ambas as partes possam usar e se comunicar facilmente.

O gerenciamento por meio de um software também ajuda a reconhecer os pontos fracos inerentes de uma negociação e corrigi-las de forma proativa.

Usando software de gerenciamento de contrato, é possível coletar e resumir informações críticas de vários contratos e outros documentos legais.

O CLM também simplifica o processo de assinaturas, permitindo uma negociação mais fácil e rápida.

5 –  Mais conhecimento sobre os contratos e menos riscos

Gerenciar um portfólio de contratos pode ser bastante desafiador, principalmente porque  torna-se difícil analisar e identificar o conteúdo de cada documento.

Mas o software de gerenciamento fornece mais informações sobre as cláusulas para proprietários de contratos, ajudando a entender cada vez mais termos do contrato e obrigações ativas.

Além disso, também ajuda a extrair preços e outras informações importantes relacionadas ao gerenciamento de projetos.

Logo, o CLM ajuda a sua empresa a manter-se sempre a um passo a frente para identificar e resolver problemas relacionados a alterações condicionais.

Conclusão

Então se você quer armazenar e gerenciar todos os seus contratos em um único local e sente falta de agilidade no seu processo e está cansado de perder prazos de expiração e renovações, você deve optar pelo software de gestão de contratos.

O CLM não o ajudará somente a simplificar as tarefas administrativas, mas também facilitará a conformidade e a geração de relatórios. E não há chances de um contrato ser extraviado em qualquer um dos estágios antes e depois do seu vencimento.

Por fim, você obterá insights que poderão ser usados e seu processo de negociação, tornando o cada vez mais rentável e valioso.

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