Assinatura eletrônica é uma forma segura de assinar online um documento. E algumas assinaturas eletrônicas têm validade jurídica mesmo sem o certificado digital. Confira!

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A validade jurídica e admissibilidade da assinatura eletrônica

Em uma era de conectividade e transformação digital, as pessoas não precisam mais esperar um documento chegar pela caixa do correio ou imprimir um papel para assinar, digitalizar e, após, enviar ou postar novamente.

Todas essas tarefas são facilmente eliminadas com o uso cada vez mais frequente de contratos e assinaturas eletrônicos. 

Esses recursos tornam a vida pessoal e profissional de qualquer empresário mais fácil. Mas apesar de toda essa facilidade, uma grande maioria ainda tem muitas dúvidas em relação aos critérios de admissibilidade dessa ferramenta.

Por essa razão, vamos mostrar neste artigo de forma breve e simples porque documentos que são assinados eletronicamente têm as mesmas proteções legais que as assinaturas escritas em um papel com uma caneta.

Qual a assinatura eletrônica que dispensa o certificado digital?

Como já mencionado, uma assinatura eletrônica é semelhante à assinatura no papel, mas efetivada por um meio eletrônico.

E, assim como as assinaturas tradicionais em papel e caneta, para ter valor legal precisa atender alguns requisitos legais de conformidade.  

O uso da assinatura eletrônica, sem o certificado, está determinado na Medida Provisória (MP) Nº 2.200-2. 

Já a assinatura digital, que é um tipo de assinatura eletrônica, tem validade jurídica desde 2001, no Brasil, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

No entanto, é muito comum as pessoas não fazerem distinção entre a assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital.

O ICP Brasil, por exemplo, é o que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e segurança das assinaturas digitais.

No entanto, essa não é a única forma de assinatura eletrônica que tem viabilidade e admissibilidade jurídica. Existem também plataformas que desenvolvem ferramentas para reforçar a validade de documentos e assinaturas eletrônicas.

Essas plataformas que funcionam como autoridades de certificação privadas também estão habilitadas para oferecer meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos.

Por isso, o termo assinatura eletrônica é muito utilizado para caracterizar uma forma de assinatura que não requer que o signatário possua um certificado digital. Ou seja, é possível assinar todo e qualquer documento sem a necessidade de um certificado ICP-Brasil.

Como é criada essa assinatura eletrônica?

A assinatura que dispensa a certificação digital é criada através da associação de um conjunto de informações como o desenho da assinatura manuscrita, a geolocalização, o endereço do computador na internet, entre outros elementos.

Essas informações servem como evidência de comprovação do processo de geração da assinatura. E, claro, a sua validade dependerá da força e veracidade dessas evidências, que precisarão ser comprovadas.

Por isso que é fundamental que as empresas selecionem uma solução de assinatura eletrônica confiável e que atenda aos padrões de integridade técnica.

Seguindo os procedimentos corretos, qualquer pessoa pode apresentar um contrato assinado eletronicamente na frente de um juiz e provar a intenção do signatário e a segurança do documento assinado.

Quais os principais requisitos da assinatura eletrônica?

Em primeiro lugar, um sistema de assinatura eletrônica deve ser fortalecido com protocolos de segurança em alto nível semelhante aos utilizados pelas instituições financeiras.

Visto que é preciso usar tecnologia que garanta que documentos e registros de auditoria não sofram adulterações ou possam ser acessados ​​por terceiros não autorizados.

Sob uma perspectiva judicial, os registros de auditoria são uma parte importante da conformidade legal. Registros como data e hora permitem que as partes, incluindo o tribunal, examinem quando um documento foi criado, visualizado, assinado e arquivado.

Igualmente, os certificados de assinatura permitem visualizar e verificar os dados de validade e informações como nome completo, assinatura, endereço IP, endereço de e-mail e outros detalhes de identificação do signatário.

Portanto, é possível escolher uma plataforma de software de assinatura eletrônica confiável para conduzir importantes questões de negócios on-line.

Vale ressaltar que a legislação deixa claro que nenhuma transação deve ter “efeito legal negado” somente por causa de seu formato eletrônico. Em vista disso,  os empresários e consumidores podem ter plena confiança de que suas assinaturas eletrônicas são legalmente válidas.

Desde que seja obtida da maneira apropriada, usando tecnologias compatíveis de autenticidade, as empresas podem ter certeza de que os contratos são legalmente admissíveis.

Portanto, é possível cada vez ter mais segurança, ao mesmo tempo, que se conquista mais agilidade em todo o seu processo de contratação, independente se a sua escolha for por uma assinatura eletrônica ou digital.

Assinatura eletrônica + fluxo de trabalho de documentos

Sem dúvidas, quando se trata de gestão de contratos e documentos em geral é a falta de processo controlado que causa a maior parte das dores de cabeça.

Se você levar em conta todas as etapas de um documento ou ciclo de vida do contrato e organizá-los em um processo digitalizado, incluindo a assinatura eletrônica, você obterá um fluxo de trabalho controlado.

Um estudo da IDC revelou que as pessoas passam quase 9 horas por semana apenas pesquisando documentos. A mesma pesquisa descobriu que usam usavam documentos digitais e sistemas de fluxo de trabalho de documentos, obtiveram uma economia de 25% em custos relacionados.

Ademais, fluxos de trabalho de aprovação de documentos integrados à assinatura eletrônica também aumentam a produtividade, visto que a chave para os processos bem-sucedidos é mantê-los fluindo.

Quer saber mais sobre o que uma solução completa de gestão de contratos com assinaturas integradas podem fazer por você e a sua empresa?

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