Neste artigo, abordamos cinco questões que vão ajudá-lo a avaliar como está a capacidade da sua gestão de contratos. 

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Como avaliar a eficácia da sua gestão de contratos? 

Você sabe como administrar cada um dos seus contratos, que métricas precisará atender para ter total controle do seu portfólio?

Ou ainda como gerenciar os riscos enquanto “o contrato está acontecendo”?  

Saiba que os contratos estão no centro de todos os negócios, mas se não forem cuidadosamente gerenciados podem também ser a causa do prejuízo.

Mas como saber se a sua gestão é adequada ou não? Com certeza, a resposta não é muito simples. Mas ao responder algumas questões sobre a forma como você cria, negocia, analisa relatórios e gerencia riscos pode trazer mais clareza a sua gestão. 

Quer saber quais as questões que podem levá-lo a uma melhor avaliação? Vamos lá! 

1 – Quanto tempo leva para os seus contratos serem redigidos e executados?

De todas as tarefas que fazem parte do dia-a-dia de uma empresa,  a criação de documentos e contratos é uma das mais laboriosas.

A maioria das empresas ainda desperdiça muito tempo na elaboração de seus contratos, o que ocasiona atrasos nas negociações e menor capacidade de fechar novos negócios.

Se o gerente e as equipes responsáveis precisam se preocupar com todas as etapas dos processos contratuais por meio de fluxos ineficientes e muitas vezes repetitivos, seus negócios podem ficar estagnados logo ali na curva quando será preciso oferecer mais.

Por isso, se você não documenta seu fluxo de trabalho e processo de aprovação e não tem certeza de como os seus contratos são realmente requeridos e aprovados é quase improvável que o seu gerenciamento seja   bem-sucedido.  

Por isso, se sua gestão ainda enfrenta desafios em operações como criar, negociar e assinar, com certeza será muito difícil implantar metas de crescimento em sua empresa.

2 – Qual o número de contratos em cada estágio do ciclo de vida?  

Como já mencionamos em artigos anteriores, a gestão de contratos é um processo contínuo que garante que fornecedores, compradores, clientes, colaboradores, entre outros, cumpram as obrigações contratuais e negociar quaisquer mudanças futuras que possam ocorrer. 

Diante disso, é importante saber a quantidade de contratos em cada estágio do ciclo de vida, visto que ao gerenciar cada fase  de vida do contrato, também se torna mais fácil identificar onde ocorrem os gargalos.

Ao gerenciar as principais etapas do ciclo de vida do contrato e mapear as etapas mais ineficientes e que estão exigindo mais tempo é possível adequar o processo às melhores práticas de gestão. 

3 – Como você está gerenciando os riscos de seus contratos?

Quando se trata de acordos comerciais, os riscos potenciais cerceiam às empresas todo o tempo, principalmente quando não há um projeto para mitigar erros de forma proativa.

Em vista disso, após o contrato ter sido assinado, cabe às equipes responsáveis acompanhar e contabilizar todas as possíveis armadilhas que podem surgir durante o processo de negociação. 

Sabemos que alguns contratos precisam ser mais articulados do que outros para delinear diferentes leis e as expectativas de clientes. E a margem de erro na análise manual de contratos deve-se em grande parte a opiniões divergentes, já que nem todos veem o mesmo nível de risco em certas cláusulas.

Portanto, se uma empresa encontra um meio de simplificar essas análises organizando o fluxo de trabalho para que flua de forma mais colaborativa e transparente pode se reduzir de forma significativa o potencial de risco.  

4 – Como você desenvolve sua estratégia de negociação?

Antes de iniciar as negociações, você indica quais os principais aspectos do contrato com os quais está satisfeito e os pontos que deseja discutir? E a outra parte signatária também age da mesma forma? 

Se as coisas não estão acontecendo dessa forma, talvez seja necessário fazer algumas mudanças, pois quanto mais confiante e seguro você estiver sobre o que quer, maior a probabilidade do contrato ir ao encontro das suas expectativas de negócios e se tornar bem-sucedido. 

É importante que ambas partes mantenham se satisfeitas e seguras em relação ao que está sendo negociado. Para manter um relacionamento bem-sucedido, o ingrediente-chave é que as duas partes definam períodos para revisar o desempenho e identificar quaisquer deficiências para buscar melhorias em conjunto. 

5 – Você faz uso de relatórios?

Um dos benefícios mais significativos é a capacidade de executar relatórios e obter informações sobre todos os aspectos dos contratos de sua empresa.

As funções de relatórios permitem que você mantenha o controle sobre o que está acontecendo em toda a organização.  

Mas se  você estiver usando uma série de planilhas para acompanhar seus contratos, será quase impossível identificar onde estão as lacunas no processo. 

Detectar irregularidades ou contratos potencialmente problemáticos sem um processo automatizado é bastante difícil e pode acabar custando caro para a sua empresa. Logo, é importante avaliar se você está conseguindo garantir a criação de relatórios para medir todos os aspectos do processo de contratação.

Por fim, vale ressaltar, antes de encerrarmos este post, que embora existam diferenças nos tipos de contratos, existem práticas recomendadas comuns para o gerenciamento de contratos. E essas práticas estão relacionadas a um sistema automatizado de gestão. 

Quando se adota uma solução CLM, por exemplo, a sua empresa não estará apenas facilitando a montagem de documentos, mas estará gerando informações e conteúdo que qualificam e aceleram todo o processo de gestão relacionado ao seu portfólio de contratos. 

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