Eficiência, eficácia e risco reduzido. Confira os 3 KPIS para o sucesso da sua gestão de contratos. 

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Uma breve contextualização sobre KPIS e contratos

KPI é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator e que significa Indicador-Chave de Desempenho. O uso desses indicadores é uma das formas mais comuns para monitorar o desempenho e avaliar os fatores críticos de sucesso do contrato e fornecedores.

Em outras palavras, pode-se afirmar que os KPIs são  um conjunto de medidas ou métricas acordadas usadas para definir e avaliar quão bem algo está sendo feito. Neste caso, a gestão destes documentos tão importantes para uma organização.

Portanto, os resultados dessas medidas devem ser úteis para medir o desempenho e identificar tendências ao longo da vida do contrato. 

Entretanto, todo gerente de contratos sabe que supervisionar o ciclo de vida dos contratos desde a solicitação até a renovação na maioria das vezes se torna um processo complicado e subvalorizado nas empresas.

Neste contexto, quem deseja montar uma estratégia de gestão de contratos deve ter como principais objetivos: reduzir riscos, aumentar a produtividade e melhorar a visibilidade.

Essas estratégias quando colocadas no centro dos objetivos do gerenciamento de contratos ajudam a gerenciar o sucesso e a medir os resultados regularmente.

Além disso, os KPIs de gerenciamento de contratos devem incluir informações qualitativas e quantitativas sobre o valor do contrato, incidentes, monitoramento e renovação.

Em síntese, o rastreamento de indicadores-chave de desempenho é fundamental durante o ciclo de vida de um contrato. Sem eles, é difícil ver como você está progredindo em direção a seus objetivos. Com medidas que abrangem prazos e orçamento, você pode garantir que o contrato permaneça e cumpra o caminho certo.

Para ajudá-lo, vamos identificar neste artigo os três principais KPIs. Mas antes veja como as falhas na gestão de contratos podem colocar uma empresa em risco e gerar perdas financeiras gritantes.

Exemplo de como as falhas de contrato podem custar a sua empresa

Aqui está um exemplo que mostra o quanto uma falha de contrato que muitas vezes são subvalorizadas podem custar a sua empresa.

Neste exemplo vamos ver o quanto pode custar para a empresa X uma transação com a empresa Y que pode estar vazando receita. Confira: 

• A empresa X tem um contrato com a empresa Y para renovação de serviços com um valor mensal de R$ 10.000 (R$ 120.000 / ano).

• No entanto, a empresa X não necessita mais 20% dos serviços prestados pela empresa Y.

• A empresa X perde a data de renovação do contrato e contrata por mais um ano os serviços profissionais da  empresa Y.

• A renovação perdida da Empresa X significa que eles estão comprometidos em gastar R$ 20 mil / ano em serviços que a empresa não precisa com a empresa Y.

• A empresa X gerencia 100 contratos por ano. Com uma taxa média de falhas de 10%, isso significaria 10 contratos falidos por ano.
• Se a empresa X tiver 10 contratos com falhas como essa, com um impacto negativo de R$ 20 mil / ano, a empresa X terá um impacto negativo de falha de contrato de 200 mil por apenas um ano.

Então? Viu como é fácil perder receita por falta de gerenciamento? Dito isso, vamos aos 3 principais KPIs que mencionamos anteriormente. 

Os três KPIs mais usados para medir o sucesso da gestão de contratos

Eficiência. Eficácia e Risco do Contrato. Esses são os três KPIs mais comuns usados ​​para medir o sucesso do gerenciamento de contratos. 

Vale notar que sob cada exemplo de KPI  há áreas específicas que devem ser usadas para medir seu ROI de gerenciamento de contratos. Acompanhe aqui:

 1 – Eficiência do contrato

Essas métricas de desempenho podem incluir:

1. Tempo de ciclo do contrato;
2. tendências de clientes;
3. Avaliações de valor do contrato;
4. Marcos perdidos.

 2 – Eficácia do contrato

Essas métricas de desempenho podem incluir:

1. O número de contratos por tipo;
2. Valor do contrato anualizado;
3. Valor restante dos contratos rescindidos;
4. Variação do valor do pedido;
5.  Tendências históricas do contrato.

3- Risco do contrato

As métricas de desempenho  de risco do contrato podem incluir:

1. Variação de cláusula padrão;
2. Quantidade de contratos que expiram sem datas de renovação;
3. Número de aprovações de assinatura ou autorizações de fornecedor impróprias;
4. Número de aprovações atrasadas e disputas resolvidas.

Então, esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender melhor que o rastreamento de KPIs durante o ciclo de vida do contrato pode ajudá-lo a medir onde você está obtendo sucesso e onde não está.

Para obter mais informações, entre em contato conosco pelo hello@juridoc.com.br ou no Chat. Teremos o maior prazer em responder às suas dúvidas e agendar uma demonstração grátis para você conhecer a solução para contratos da Juridoc.

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