Se você é um profissional em um departamento jurídico e deseja estar à frente de um processo que transforma documentos estáticos em ativos corporativos, conheça o 5 Ws da gestão de contratos. 

Os 5 Ws para uma visão mais holística na gestão de contratos

Se você é um profissional de operações jurídicas em uma companhia, você sabe que os contratos desempenham um papel crucial nas responsabilidades de consultoria corporativa.

E, se você ainda exerce uma abordagem manual ou fragmentada, uma das suas maiores lutas pode estar relacionada  ao tempo que você gasta revisando e aprovando contratos.

É por isso que neste artigo vamos trazer para você uma introdução sobre a importância de gerenciar contratos de forma holística a partir de uma solução comum para toda a sua organização.

Aqui está um guia rápido de “5 Ws ” para entender de uma forma simples e rápida por que a tecnologia CLM (Contract Lifecycle Management) para gerenciar contratos é tão envolvente quando se trata de agilizar as suas operações jurídicas.

[toc]

O quê: Um Sistema de Gestão de Contratos

Com uma plataforma de gestão de contratos corporativos, todos os contratos são gerenciados centralmente. Dessa forma, o jurídico pode reduzir o número de modelos usados, minimizar os riscos e acelerar as aprovações.

O sistema de gestão de contratos permite ao jurídico lidar com todos os documentos mais sensíveis – desde as pessoas contratadas até as principais parcerias de forma unificada.

Além disso, o sistema oferece as ferramentas necessárias para você obter visibilidade em todas as etapas do ciclo de vida do contrato, desde os estágios iniciais da elaboração, passando pela negociação e assinatura eletrônica, até o acompanhamento do contrato, tudo em uma única plataforma acessível.

Em última análise, o objetivo de uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato resume-se em facilitar e melhorar a criação e o desenvolvimento de relacionamentos contratuais lucrativos e duradouros.

Porque: ROI comprovado

De acordo com Associação Internacional de Gerenciamento Comercial e de Contratos (IACCM), as organizações perdem em média 9,2% da receita a cada ano devido ao gerenciamento de contratos abaixo do padrão, falta de supervisão e falta de visibilidade.

Neste contexto, o valor entregue pelo gerenciamento de contratos corporativos também está em ROI por meio de ganhos de eficiência em toda a empresa, bem como nos departamentos individuais envolvidos no processo de contratação.

O retorno sobre investimento é garantido à medida que o sistema reduz o risco associado ao armazenamento e acesso descentralizado e inseguro de seus contratos.

Com o software, problemas como não cumprimento dos termos dos contratos, erros de informação ou falta de conformidade são facilmente resolvidos.

O ROI também está relacionado ao número de horas gastas semanalmente, mensalmente e anualmente, gerenciando contratos, potenciais ganhos de eficiência em gerenciar melhor esses contratos, entre outros aspectos que se relacionam diretamente com os negócios, como o valor médio de contratos e questões de segurança.

Quando: agora e no futuro

À medida que o gerenciamento de contratos está se tornando uma atividade cada vez mais complexa, em função do  volume e as regulações envolvidas, também surgem novas tecnologias para tornar a tarefa de gerenciar esses documentos menos árdua.

E o principal objetivo de um CLM é evitar que os contratos falhem em atingir seus objetivos de reduzir os custos e limitar os riscos legais e de conformidade.

Os profissionais jurídicos e gerentes de contratos sabem que o papel a cumprir em uma consultoria corporativa é criar valor comercial para as empresas e mitigar os riscos para os negócios.

No entanto, estudos apontam que apenas 16% dos departamentos jurídicos consideram ter visibilidade total de seu portfólio de contratos.

Por isso esses profissionais focam cada vez mais na tecnologia para rastrear e gerenciar seus principais contratos e buscam no CLM um aliado para enfrentar os desafios de criar, gerenciar e obter os melhores resultados comerciais para seus clientes.

Além disso, as equipes jurídicas mais modernas não estão apenas pensando no que a tecnologia pode fazer por elas agora, mas também daqui a alguns anos, visto que os softwares de gestão de contratos agregam cada vez mais a inteligência artificial para potencializar resultados baseados em análises.

Quer saber mais sobre a aplicação da IA na gestão de contratos? Confira também o artigo: Como a IA aplicada à gestão de contratos online revoluciona seus negócios?

Onde: Em todos os departamentos

As negociações de contrato geralmente envolvem diferentes equipes internas e as partes externas interessadas. Neste sentido, o departamento jurídico precisa de acesso ao contrato, além da capacidade de editar o documento e compartilhá-lo com outras partes interessadas.

Quando se trata de gerenciamento sem tecnologia, as partes interessadas podem recorrer a contratos por e-mail, abrindo a janela para riscos como perder o contrato ou usar uma versão desatualizada.

Já o uso do software permite que as alterações do contrato sejam facilmente compartilhadas quando o contrato é acessado e editado em um repositório central em nuvem.

Isso garante que todas as partes interessadas estejam olhando para o mesmo documento e elimina os riscos envolvidos no envio do contrato por email.

Ou seja, há uma visibilidade constante sobre o status das negociações para entender quando um negócio será fechado. Diante disso, vale ressaltar que quando se trata de contratos, a comunicação entre as equipes é uma das funções organizacionais que ajuda esse processo a permanecer eficiente e produtivo.

Logo, o software de gestão de contratos também ajuda a implementar políticas que fortalecem a comunicação entre os departamentos e a manter um fluxo eficiente de informações.

Por isso e sem dúvidas, o gerenciamento holístico deve acontecer em todos os departamentos de uma empresa, o que suaviza a carga do jurídico e o impulsiona a ser mais estratégico.

Quem: você!

Ao fazer a decisão por um software de gestão de contratos, você que lida diretamente com contratos deve buscar uma solução abrangente para automatizar e centralizar os contratos legais, acordos e processos de compromisso da sua organização.

A solução de ciclo de vida do contrato escolhida deve-se integrar  a outros aplicativos utilizados pelos demais departamentos e fornecer uma interface amigável, garantindo facilidade de uso e rápido retorno do valor.

Portanto, você como responsável pelos contratos corporativos da sua empresa deve se informar sobre uma solução que integre os melhores recursos da categoria, como ferramentas de fluxo de trabalho, negociação on-line, além de buscar por ferramentas que permitam pesquisa e relatórios, alertas automáticos, histórico de versões e assinatura eletrônica.

Leia mais aqui: As 10 principais funcionalidades de um software de gestão de contratos. 

Certamente, os 5 Ws abordados acima não esgotam tudo o que você precisa saber sobre a gestão corporativa de contratos.

Então, se você deseja conhecer melhor a solução Juridoc,  não hesite em se cadastrar na nossa plataforma e agendar uma demonstração.

[:en]Se você é um profissional em um departamento jurídico e deseja estar à frente de um processo que transforma documentos estáticos em ativos corporativos, conheça o 5 Ws da gestão de contratos. 

Os 5 Ws para uma visão mais holística na gestão de contratos

Se você é um profissional de operações jurídicas em uma companhia, você sabe que os contratos desempenham um papel crucial nas responsabilidades de consultoria corporativa.

E, se você ainda exerce uma abordagem manual ou fragmentada, uma das suas maiores lutas pode estar relacionada  ao tempo que você gasta revisando e aprovando contratos.

É por isso que neste artigo vamos trazer para você uma introdução sobre a importância de gerenciar contratos de forma holística a partir de uma solução comum para toda a sua organização.

Aqui está um guia rápido de “5 Ws ” para entender de uma forma simples e rápida por que a tecnologia CLM (Contract Lifecycle Management) para gerenciar contratos é tão envolvente quando se trata de agilizar as suas operações jurídicas.

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O quê: Um Sistema de Gestão de Contratos

Com uma plataforma de gestão de contratos corporativos, todos os contratos são gerenciados centralmente. Dessa forma, o jurídico pode reduzir o número de modelos usados, minimizar os riscos e acelerar as aprovações.

O sistema de gestão de contratos permite ao jurídico lidar com todos os documentos mais sensíveis – desde as pessoas contratadas até as principais parcerias de forma unificada.

Além disso, o sistema oferece as ferramentas necessárias para você obter visibilidade em todas as etapas do ciclo de vida do contrato, desde os estágios iniciais da elaboração, passando pela negociação e assinatura eletrônica, até o acompanhamento do contrato, tudo em uma única plataforma acessível.

Em última análise, o objetivo de uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato resume-se em facilitar e melhorar a criação e o desenvolvimento de relacionamentos contratuais lucrativos e duradouros.

Porque: ROI comprovado

De acordo com Associação Internacional de Gerenciamento Comercial e de Contratos (IACCM), as organizações perdem em média 9,2% da receita a cada ano devido ao gerenciamento de contratos abaixo do padrão, falta de supervisão e falta de visibilidade.

Neste contexto, o valor entregue pelo gerenciamento de contratos corporativos também está em ROI por meio de ganhos de eficiência em toda a empresa, bem como nos departamentos individuais envolvidos no processo de contratação.

O retorno sobre investimento é garantido à medida que o sistema reduz o risco associado ao armazenamento e acesso descentralizado e inseguro de seus contratos.

Com o software, problemas como não cumprimento dos termos dos contratos, erros de informação ou falta de conformidade são facilmente resolvidos.

O ROI também está relacionado ao número de horas gastas semanalmente, mensalmente e anualmente, gerenciando contratos, potenciais ganhos de eficiência em gerenciar melhor esses contratos, entre outros aspectos que se relacionam diretamente com os negócios, como o valor médio de contratos e questões de segurança.

Quando: agora e no futuro

À medida que o gerenciamento de contratos está se tornando uma atividade cada vez mais complexa, em função do  volume e as regulações envolvidas, também surgem novas tecnologias para tornar a tarefa de gerenciar esses documentos menos árdua.

E o principal objetivo de um CLM é evitar que os contratos falhem em atingir seus objetivos de reduzir os custos e limitar os riscos legais e de conformidade.

Os profissionais jurídicos e gerentes de contratos sabem que o papel a cumprir em uma consultoria corporativa é criar valor comercial para as empresas e mitigar os riscos para os negócios.

No entanto, estudos apontam que apenas 16% dos departamentos jurídicos consideram ter visibilidade total de seu portfólio de contratos.

Por isso esses profissionais focam cada vez mais na tecnologia para rastrear e gerenciar seus principais contratos e buscam no CLM um aliado para enfrentar os desafios de criar, gerenciar e obter os melhores resultados comerciais para seus clientes.

Além disso, as equipes jurídicas mais modernas não estão apenas pensando no que a tecnologia pode fazer por elas agora, mas também daqui a alguns anos, visto que os softwares de gestão de contratos agregam cada vez mais a inteligência artificial para potencializar resultados baseados em análises.

Quer saber mais sobre a aplicação da IA na gestão de contratos? Confira também o artigo: Como a IA aplicada à gestão de contratos online revoluciona seus negócios?

Onde: Em todos os departamentos

As negociações de contrato geralmente envolvem diferentes equipes internas e as partes externas interessadas. Neste sentido, o departamento jurídico precisa de acesso ao contrato, além da capacidade de editar o documento e compartilhá-lo com outras partes interessadas.

Quando se trata de gerenciamento sem tecnologia, as partes interessadas podem recorrer a contratos por e-mail, abrindo a janela para riscos como perder o contrato ou usar uma versão desatualizada.

Já o uso do software permite que as alterações do contrato sejam facilmente compartilhadas quando o contrato é acessado e editado em um repositório central em nuvem.

Isso garante que todas as partes interessadas estejam olhando para o mesmo documento e elimina os riscos envolvidos no envio do contrato por email.

Ou seja, há uma visibilidade constante sobre o status das negociações para entender quando um negócio será fechado. Diante disso, vale ressaltar que quando se trata de contratos, a comunicação entre as equipes é uma das funções organizacionais que ajuda esse processo a permanecer eficiente e produtivo.

Logo, o software de gestão de contratos também ajuda a implementar políticas que fortalecem a comunicação entre os departamentos e a manter um fluxo eficiente de informações.

Por isso e sem dúvidas, o gerenciamento holístico deve acontecer em todos os departamentos de uma empresa, o que suaviza a carga do jurídico e o impulsiona a ser mais estratégico.

Quem: você!

Ao fazer a decisão por um software de gestão de contratos, você que lida diretamente com contratos deve buscar uma solução abrangente para automatizar e centralizar os contratos legais, acordos e processos de compromisso da sua organização.

A solução de ciclo de vida do contrato escolhida deve-se integrar  a outros aplicativos utilizados pelos demais departamentos e fornecer uma interface amigável, garantindo facilidade de uso e rápido retorno do valor.

Portanto, você como responsável pelos contratos corporativos da sua empresa deve se informar sobre uma solução que integre os melhores recursos da categoria, como ferramentas de fluxo de trabalho, negociação on-line, além de buscar por ferramentas que permitam pesquisa e relatórios, alertas automáticos, histórico de versões e assinatura eletrônica.

Leia mais aqui: As 10 principais funcionalidades de um software de gestão de contratos. 

Certamente, os 5 Ws abordados acima não esgotam tudo o que você precisa saber sobre a gestão corporativa de contratos.

Então, se você deseja conhecer melhor a solução Juridoc,  não hesite em se cadastrar na nossa plataforma e agendar uma demonstração.

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